MEI precisa declarar Imposto de Renda como pessoa física, mas nem todos; confira as regras

Além de estar em dia com as obrigações tributárias da empresa, o microempreendedor individual (MEI) também deve ficar atento aos impostos que precisa pagar enquanto pessoa física.

Como qualquer brasileiro, o MEI tem a obrigação de entregar a Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física (DIRPF) 2026 se os seus rendimentos tributáveis ultrapassaram o valor de R$ 35.584,00 no ano passado.

É importante lembrar que a declaração considera o CPF, e não o CNPJ. Segundo o analista de atendimento ao cliente do Sebrae, Marcus Reis, a principal confusão entre os microempreendedores está justamente nessa separação.

O faturamento corresponde a tudo o que a empresa recebe com vendas ou prestação de serviços. Já a renda pessoal é o lucro efetivamente retirado pelo empreendedor.

"A principal confusão é que o MEI tem obrigações no CNPJ e pode ter obrigações no CPF. A DASN-SIMEI informa o faturamento do CNPJ, enquanto o IRPF declara a renda e o patrimônio da pessoa, somando tudo o que ela ganhou no ano" - — Marcus Reis, analista de atendimento ao cliente do Sebrae.

Quem não fizer o procedimento dentro do prazo, que vai até 29 de maio, está sujeito a multas e pode ter problemas com a Receita Federal. A multa mínima é de R$ 165,74 a um valor máximo correspondente a 20% do imposto devido.

No caso do MEI, ter pendências com o Fisco, mesmo que relacionadas apenas à pessoa física, também pode impactar os negócios da empresa, alerta Kályta Caetano, chefe de contabilidade da plataforma de gestão MaisMei.

"O MEI com débitos no IRPF pode enfrentar dificuldades na obtenção de certidões negativas de débitos, essenciais para participar de licitações públicas, obter financiamentos, entre outros", explica.

Entenda a seguir como o MEI deve calcular seus rendimentos tributáveis para a declaração do IR e relembre outras obrigações da categoria.

Como calcular os rendimentos tributáveis do MEI?

Para saber se ultrapassou o limite que obriga a declarar o Imposto de Renda, o MEI precisa fazer um cálculo simples. Primeiro, deve apurar o lucro, subtraindo as despesas do negócio do faturamento total.

Em seguida, é necessário identificar a parcela isenta — um percentual do faturamento que varia conforme a atividade (veja abaixo). O valor restante corresponde à parte tributável, que deve ser comparada com o limite anual da Receita Federal.

Essa organização ajuda a evitar tanto o pagamento de imposto além do necessário quanto o risco de deixar de declarar quando há obrigatoriedade.

Veja um exemplo: se um MEI prestador de serviços teve um faturamento bruto anual de R$ 80 mil em 2025, 32% desse valor, ou R$ 25.600, já não são tributáveis.

Agora, suponha que ele teve R$ 15 mil em despesas ao longo do ano.

Nesse caso:

Como o valor ultrapassa o limite de isenção vigente para 2026 (R$ 35.584,00), ele é obrigado a declarar o Imposto de Renda.

A parcela isenta deve ser informada na ficha “Rendimentos Isentos e Não Tributáveis” e, a tributável, na ficha “Rendimentos Tributáveis Recebidos de PJ pelo Titular”.

A partir disso, a Receita Federal vai calcular se ele ainda tem impostos a pagar ou se precisa ser restituído.

Agora, se a parcela tributável do MEI for menor que o teto atual de isenção, e ele não tiver outras fontes de renda, nem atender a outro critério de obrigatoriedade, não é necessário declarar o Imposto de Renda.

Antes de preencher a declaração do Imposto de Renda, o MEI deve organizar a documentação referente ao ano-base.

Entre os principais documentos estão:

Essas informações são essenciais para calcular corretamente o lucro e identificar a parcela tributável.

Quem também recebeu salário, aluguel, aposentadoria ou rendimentos financeiros deve redobrar a atenção, já que esses valores entram na declaração do CPF e podem alterar tanto a obrigatoriedade quanto o imposto a pagar ou a restituir.

Especialistas recomendam monitorar as finanças da empresa e da pessoa física ao longo de todo o ano — e não apenas na época da declaração.

Uma prática indicada é manter contas separadas e registrar as transferências da empresa para a pessoa física, como se fossem um “salário” do empreendedor.

Entre os erros mais comuns estão declarar faturamento como renda pessoal, não separar a parcela isenta da tributável, misturar finanças pessoais com as do negócio, esquecer outras fontes de renda e não guardar comprovantes.

Mais obrigações do MEI

Pagamento do DAS: todos os meses, os MEIs precisam pagar o Documento de Arrecadação do Simples Nacional, que inclui a contribuição previdenciária e os impostos da empresa.

É por meio do pagamento em dia dessa contribuição que o MEI garante benefícios previdenciários do INSS, como aposentadoria por idade, auxílio-doença, aposentadoria por invalidez, auxílio-reclusão, pensão por morte e salário-maternidade.

O valor da contribuição previdenciária é fixo, ou seja, não depende do faturamento. Neste ano, ele é de R$ 81,05 para o MEI em geral (5% do salário mínimo) e de R$ 194,52 para o MEI caminhoneiro (12% do salário mínimo).

Já os impostos variam conforme a atividade do microempreendedor. Aqueles que exercem atividades sujeitas ao ICMS (comércio e indústria) têm um acréscimo de R$ 1 por mês no DAS. Já para atividades sujeitas ao ISSQN (prestador de serviços), a soma é de R$ 5.

Declaração anual: todos os anos, o MEI deve declarar o valor do faturamento do ano anterior por meio da Declaração Anual do Simples Nacional para o Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI).

Ela pode ser preenchida pelo próprio MEI até o último dia de maio de cada ano, no Portal do Empreendedor. E mesmo quem não teve faturamento precisa entregar o documento.

De acordo com a contadora Kályta Caetano, preencher a DASN com antecedência pode ajudar, inclusive, na declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física.

"O envio antecipado da DASN permite identificar e resolver eventuais pendências ou inconsistências nos dados financeiros da empresa antes do período de declaração do IRPF, evitando assim possíveis atrasos ou complicações. Também possibilita ao empresário realizar um planejamento tributário mais eficiente, identificando oportunidades de redução de impostos", diz.

Emissão de notas fiscais: outra obrigação do MEI é emitir nota fiscal quando realizar negócios com pessoas jurídicas (quando o serviço ou a venda for para pessoa física, a emissão é opcional)

Desde setembro de 2023, a emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), que é feita por MEIs prestadores de serviço, deixou de ser feita pelos sites das prefeituras e passou a ser, obrigatoriamente, pelo sistema nacional.

Já em abril do ano passado, uma nova regra entrou em vigor para MEIs do comércio e indústria que compram e vendem produtos e, portanto, precisam emitir a Nota Fiscal eletrônica (NF-e), nos portais estaduais ou emissores de sua preferência.

Eles passaram a ser obrigados a utilizar nas notas fiscais o código de regime tributário (CRT) 4, que identifica que elas foram emitidas por um microempreendedor individual.